コラム

 公開日: 2011-08-22  最終更新日: 2014-07-17

『プリントや書類整理の秘訣!ファイリング』その3

こんにちは
整理収納マイスターの屋比久眞弓です

新しいホームページを作っていたので、長時間を事務所で過ごすうちに、いつの間にか秋になってしまったのかと思うくらい、先週末からすっかり気温が下がって、寒いくらいですね
一週間前の横浜の最高気温は34.2度でしたが、今日の最低気温は20度です
気温の差が激しいと体調を崩しやすくなりますので、どうぞご自愛くださいませ
新しいホームページのURLは、http://www.lavieen.biz/です
お時間のある時にご覧いただければ幸いです

さて、今日は『プリントや書類整理の秘訣!ファイリング』その3として、実際のファイリング方法について
書いて行きます

ボックスファイル

ファイリングで一番大切なことは何だと思いますか?
キレイに分かりやすく並べることでしょうか
取出しやすく保管することでしょうか

実は、ファイリングで一番大切なことは『捨てること』なのです
ファイリングが苦手な人ほど、書類をため込む傾向があります
しかし、書類は捨てなければどんどんたまって行きますので、一旦場所とルールをを決めて、ファイリングを完成させても、定期的に捨てて行かないと、いずれは場所も一杯になり、収拾がつかない状態に戻ってしまいます

ファイリングとは、分類することではなく、まずは不要な書類を捨てることです
要る、要らないの選別をする、判断力を磨いて行くのがファイリングです
要・不要を見極める判断力が、磨かれて行けば行くほど、機能的なファイリングができるようになります

では、捨てられないのは何故でしょうか
『いつか使うかもしれないから・・・』『必要な時に無かったら困るから・・・』このような、実際に起こるか起こらないか分からない、漠然とした不安のために山積みになっている書類が、どれだけあることでしょうか
取りあえず取ってある書類のほとんどが、この類ではありませんか?
自分の管理能力を越えた書類をため込んでしまうことで、結局 必要な時に探し出せないようでは、持っていても捨ててしまっても、同じです

不要な書類を捨てることができましたら、今日の本題 実際のファイリングに入ります
実際のファイリングで、まず決めなければならないのは『戻す場所』と『捨てる時期』です
ファイリングした書類を戻す場所とルールが決まりましたら、ここでやっと書類の種類と量に合せた
グッズの選別、購入ということになります

透明クリアファイル

少し前に家庭でのファイリングが流行ったことで、文具コーナーやホームセンターには、いろいろな種類のファイルが販売されています
しかし、ちょっとお待ちください
便利なようでも、以外と値の張る専用ファイルを購入してしまうと、『使わないと勿体ない』とばかりに、たちまち不要な書類をため込む結果となります

まだ書類の要・不要の判断力が安定しない初心者の方には、ボックスファイルとクリアファイルとインデックスラベルを組合せたファイリングをお勧めします
紙製のボックスファイルは汚れたり破損したりすれば、簡単に処分できますし、少し多めに購入しても、使う時まで畳んだ状態で保管できますので、省スペースという便利さもあります
また、クリアホルダーは一枚づつ増やせるうえ、色付きのものも多く販売されていますので、色別に分類するのに大変便利です
再分類も手軽にできます

つい先日、8月1日に3Mから発売されたポストイット®インデックスラベルは、貼ったり剥がしたりが可能な、書類を傷つけないインデックスで、折れたり、よれたりしにくい、丈夫な厚口フィルム製です
再分類が必要な時にもとても便利です
色も3種類ありますので、色別の分類に使えば、検索性が更にアップします

ファイリング用インデックス

まずは、ボックスファイルとクリアホルダーとインデックスラベルで、低コストのご家庭向けファイリングに慣れてみてください
書類の要・不要を選別する判断力が身について、戻す場所と捨てる時期のルールを継続して維持できるようになり、ご家庭のファイリングルールが定着しましたら、専用グッズや便利グッズの活用もお考えになってはいかがでしょうか

家庭向けのファイリングを挫折しないために大切なのは、細かく分け過ぎない事とお金をかけすぎない事
気軽にチャレンジできて、気軽に見直しできることが成功の秘訣です

著者:屋比久眞弓



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