コラム

 公開日: 2011-08-17  最終更新日: 2014-07-17

『プリントや書類整理の秘訣!ファイリング』その2

こんにちは
整理収納マイスターの屋比久眞弓です

みなとみらいで花火大会が始まりましたね
私は事務所でコラムを書きながら、花火の音だけ楽しんでいます

今日は前回のコラムの続編で、ファイリングする書類の分類方法について書きます

オフィスファイリングを、家庭にあてはめて書類の整理整頓をすることは、とても効果的な
書類の整理法と言えますが、時間軸を使っての押し出しの他に、大分類・中分類・小分類といった
分類の仕方が、家庭ではなかなか難しく、スッキリと行かない部分でもあります

書類の山

まず、全ての書類を必要なものと不要なものに分けて、不要な物を処分したら、必要な書類を分類して、ファイリングして行く作業に入りますが、家庭で行うファイリングの分類は、最初はできるだけ大雑把な分け方の方が上手く行きます
何故かと言いますと、最初から細かく分類しすぎてしまうと、たくさんのファイルの中から、必要な書類を見つけ出すのが大変になります
キレイにファイリングしても、必要な書類がすぐに見つからないようでは、ファイリングの意味がありません
保管するファイルに入りきらなくなってからでも、ファイル分けは後からいくらでもできますので、最初は大括りな分類にしましょう

分類方法は、使いながらいくらでも微調整がきくものですので、最初から完璧を目指すのではなく、
分かりやすさと探しやすさを最優先に考えて分類することがコツです

キャビンネット

例えば、どのご家庭でも、書類の中で一番多いのが、各種家電製品やOA機器の取扱説明書です
最初は取扱説明書全てを一つの括りとしてボックスファイルなどに入れて、その中をインデックスや
クリアファイルなどを活用して、『キッチン』『リビング』『書斎』『寝室』など、その取扱説明書の製品が置かれている『場所』で分類したり、製品を所有している『人』で分類したりすると、必要な時に探しやすいファイリングになります

ファイリングは、「検索方法」、「ファイルする書類の種類」、「保管する場所」、「保管する期間」といったルールを決める事も重要なポイントです
ルールに沿って書類を管理することで、取出しやすく、効果的なファイリングができます

フォルダー

そして、ファイリングの基本は『継続』です
「押し出しファイリング」や「山根式ファイリング」など、有名なファイリング方法はいろいろありますが、どんなに精度の高いファイリング法を導入しても、それを維持したり、継続したりすることが大変では、本末転倒です

最初はできるだけシンプルに
これがファイリングを成功させるコツです

次回は分類した書類のファイルの仕方について書きます

著者:屋比久眞弓



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