コラム

 公開日: 2011-08-13  最終更新日: 2014-07-17

『プリントや書類整理の秘訣!ファイリング』その1

こんにちは
整理収納マイスターの屋比久眞弓です

立秋を過ぎ、残暑厳しい毎日が続いて、電力供給が気がかりでしたが、この週末は企業の夏季休業で、電力各社の需要は軒並み減少しているそうです
需要のピークは、当面、落ち着く可能性が高いということで、ひとまず安心ですね

夏季休業で帰省されたり、旅行に出かけられる方も多いことと思います
私は今日、明日と久しぶりに連休をいただき、午後から仲間とバスを借りて一泊で、神奈川の避暑地 丹沢まででかけてきます
森林浴をしたり、川釣りをしたり、バーベキューをしたり、都会の喧騒から離れて、リフレッシュしてきたいと思います

書類の山

それでは、今日はプリントや書類整理のノウハウについて書きます

『ファイリング』という言葉を耳にされたことがあると思いますが、『ファイリング』とは何でしょうか
一言で説明するなら『書類の整理、保管方法』のことを言います
もう少し踏み込んで説明すると『書類を、一定のルールに従って、整理し、分類し、保管、保存し、最終的に廃棄する』この一連の流れをシステム化することを『ファイリング』と言います

書類を整理する際の3大原則は、『立てる』『見せる』『捨てる』です
『立てる』は書類を横積みしないこと、『見せる』は必ずタイトルを記入する事、『捨てる』は不要な書類は随時廃棄することです
この原則に沿って書類を扱うと、書類が山積みになることはありませんし、自然と整理整頓されて行きます

ファイル

ファイリングの概念は上記の通りですが、これをもっと簡略に噛み砕いて、一般家庭にも応用できるファイリング方法をお伝えしたいと思います

ここで一つ注意していただきたいのが、ファイリング用のグッズを購入するのは、もっと後の作業になりますので、今少しガマンしてくださいね
最初にグッズの購入から入られる方がいらっしゃいますが、効率よく低コストでファイリングを完成させるためには、ファイルする書類の量と、分類が決まってから、必要なファイルやボックスを購入されることをお勧めします

まず、最初の作業として、ファイリングしたい書類の要・不要を分類し、不要な書類は廃棄します
個人情報が含まれる書類は、シュレッダーにかけたり、個人情報ガード用のスタンプを使うなどして廃棄しましょう
また、家電製品などの取扱説明書は、メーカーのホームページでも公開されていますので、インターネットを閲覧できる環境がありましたら、取扱説明書は紙ではなく、ネット上で閲覧したり、ダウンロードして電子データとして保管した方が、ファイリングする紙の書類の量をコンパクトにできます

手紙

次回のコラムでは、ファイリングする書類の分類方法について書きます

著者:屋比久眞弓



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