コラム

 公開日: 2011-09-26  最終更新日: 2014-07-17

『片づけ上手のパラダイム!3分で片付く書類整理の極意』

こんにちは
整理収納マイスターの屋比久眞弓です

ちょうど今頃の季節になると、ふと思い出す和歌があります
良暹法師が読んだ歌で『寂しさに 宿を立ち出でて 眺むれば いづこも同じ 秋の夕暮れ』
【あまりにも寂しさがつのるので、庵から出て辺りを見渡してみると、どこも同じように寂しい、秋の夕暮れがひろがっていた】
お彼岸を過ぎると、ぐっと秋も深まり、今日のように秋雨がシトシト降る日などは、ちょっと寂しいような、メランコリックな気分になったりしますね
秋に何となく寂しさを感じるのは、夏に比べて日照時間が短くなることが関係しているそうです

秋の夕暮れ

ところで、職場でもご家庭でも、書類やプリント類の整理整頓が、悩みのタネとおっしゃる方が少なくありません
「後で読もう」「後で整理しよう」と、取りあえず仮置きしたつもりが、いつの間にか山のようになってしまい、必要な書類が見つからなくて、四苦八苦といった経験はございませんか?
オフィスにある書類のうち、50%は不要なものという調査結果もあるそうですので、書類の整理の必要性を感じずにはいられません

時間のロスを減らして、効率よく仕事や家事を行うのに、書類の整理整頓は欠かせない要素です
書類の整理術『ファイリング』と聞くと、難しいルールや細かい作業が必要で、面倒だと思い込んでいませんか?
今日は、ご家庭でも簡単に取り入れられて、継続が苦にならない、1日たった3分で片付く、書類整理の極意について書きます

机と書類

極意その1【書類整理と仮置きの専用スペース決める】

・書類の整理には破棄がつきものです
 後回しを避けるためにも、仮置き用のトレー、ゴミ箱、シュレッダー、クリアファイル、
 ボックスなどは、できるだけ一か所にまとめて、効率よく作業できるスペースを確保しましょう

・以外と適しているのが玄関付近です

極意その2【三段階処分!】

・手元に届いた書類は、その場で、またはその日のうちに「要」「不要」を決め、「要」の書類
 だけをクリアファイルに納めて、「不要」な書類は破棄します(第一段階)

・クリアファイルに書類を納めた日付を書いた、インデックスラベルを貼り、ボックスなどに立て
 て保管
 週に一度、曜日を決めて書類を見直し、期限の過ぎた書類や、不要になった書類を破棄します
 (第二段階)

・近い将来使う見通しのある書類以外で、1ヶ月経っても一度も見なかった書類は破棄します
 (第三段階)

極意その3【三段階処分で残った書類のみをファイリング】

・最終的にファイリングする書類は、必要最低限に絞り込むことが重要です

極意その4【ファイリングの方法は、シンプルが一番】

・最初はハードルを低く設定し、時間軸のみで整理してみましょう

・無理をせず、負担にならない方法が長続きのコツです

・慣れると、自然と分類に意識が向くようになり、ムリなくステップアップできます

その5【平積みしない】

・積み重ねてしまうと、下の方にある書類は取出しにくく、未整理の書類を増やす元になります

・書類は立てて保管するのが、見やすく、探しやすいしまい方の基本です

書類棚

ファイリングに不慣れな方が、達人のテクニックだけを真似ても、なかなか上手くいかず、長続きしません
ファイリングの指南書によくあるように、最初に細かいルールや、分類を決めてしまうと、だんだん面倒になり、途中で挫折する原因になります
ファイリングビギナーは、できるだけシンプルに、大まかに、時系列を辿れば必要な書類を探せるような、ラフなファイリング法の方が、絶対的に長続きします

今日ご紹介しました書類の整理術なら、一日3分で格段に書類が片付きます
ぜひお試しくださいませ

著者:屋比久眞弓



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