コラム

2012-12-07

クラウド型Webデータベース(業務改善クラウド)で工程管理

業務改善コンサルタントの光本です。このところ、中小企業のお客様から工程管理に関するシステム化のご相談が多くなってきました。

工程管理といってもお客様ごとに相談内容は様々です。
重きをおきたい部分が、
・作業工程の各段階の各種伝票や帳票の発行業務を確実に管理することだったり、
・外注会社とのやりとりの工程を管理し遅れを察知することだったり、
・自社担当者の作業の進捗管理を強化することだったり
します。

以前、販売管理に関するコラムで、販売管理という業務が業種や取引形態によってバリエーションが多く、既存パッケージシステムでは現状の業務フローに合わない、機能が足りないといったことが起こりやすいので相談が多いのではないかという感想を書きました。
同様に、工程管理についても先の相談内容の通り、いろいろな目的とバリエーションがあって、既存の標準的なパッケージシステムでは肝心の課題が解決できないということが多いのかもしれません。

工程管理でまず重要なことは、
■各工程に関する状況が分かりやすく「見える化」され、
■情報が必要な人にできるだけ「リアルタイム」に共有される
ことではないかと思います。

そういった点で、クラウド型Webデータベース(業務改善クラウド)を活用したシステムは、インターネットにさえつながれば、社内、社外の拠点、取引先、外出中にモバイル端末から、など簡単に情報共有ができるというメリットをすぐにでも享受することができます。
また、人間では発見漏れを起こしやすい状態を察知し「アラーム(警告)」してくれることもITシステムの得意とする部分です。

工程管理では、業務フローを整理し、どのような状態のとき、どのようなタイミングで、だれにアラーム(警告)を発信すべきかを明確にすることが重要です。
網羅的、一律にアラーム(警告)機能を実装してしまうと、四六時中アラームが発信されるようになってアラームに慣れてしまい、肝心のアクションが実行されなくなる、あるいは、その対応が遅くなったりします。
そういった意味で、これは、お客様ごとに、お客様の業務内容に応じて決めるべきものであり、これが柔軟に実装できる仕組みを持つITツールが求められる理由かと思います。

※弊社が業務改善支援に有効なITツールとして活用している
クラウド型汎用Webデータベース「働くDB」は、
・業務フローに応じた工程(ステータス)の管理
・次工程への承認依頼などワークフロー(稟議・申請)機能
・即時や夜間バッチ処理によるアラームメール配信
・ユーザごとに必要な情報だけを閲覧させる機能
など、工程管理の実現に必要となる設定機能を有しており、お客様の業務にあった工程管理システムが構築できる有力なツールではないかと思います。
クラウド型Webデータベース
簡単な機能紹介はこちらからご参照ください。

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