コラム

2012-03-02

IT化による業務改善 ~ お客様の相談事例(1) ~

業務改善コンサルタントの光本です。現場で業務改善を図っていくためには手順の見直しをしたり、不要な作業を見つけ出してやめたりといった取り組みを着実に積み重ねていくことが大事ですが、IT化することで作業効率が50%アップということも起こり得ます。そういったことが実現できたお客様の相談事例です。

そのお客様のある部署は全国各地の取引先をデータ管理する部署でした。
お客様からのご相談は、担当者によって処理スピードがかなり違うので何とかしたいというものでした。

全国各地に散らばっている数多くの営業担当者が手書きの取引先登録シートを送ってきます。
担当者が、ただそれをデータ入力しさえすれば良いというのならば、入力作業をいかに誰もが効率的に行えるようにするかということが業務改善の最大のテーマになるのでしょう。

しかし、現行の業務を「業務フロー(作業手順)による見える化」、「業務量調査(現場での作業に立ち会っての処理件数計測や時間計測)による見える化」をしていったところ、そうではないことがよく分かってきました。

まず、なかなかデータ入力の作業に入れていませんでした。なぜなら、送られてきた取引先が他の営業担当者によって既に登録されている取引先ではないか、先に登録されている取引先と関係がないかを確認しなければならなかったからです。管理というのは単にデータ管理すれば良いということではなく、発注書や請求書が正しい送り先に、正しい宛名で、きちんと会社ごとにまとめられて発行出来るように取引先を管理するということでした。

簡単に確認出来そうに思えるかもしれませんが、実はこれが大変。

全国に支店や営業所を持っている会社では支店や営業所それぞれを別個の取引先として管理しなければならないとか、会社の名前は同じだが実は別の法人だとか、その逆で会社名は違うのに経営者も所在地の住所も同じでこれは関連づけて管理しておかなければならないとか、お店の名前で書かれて来ているが経営している法人はどこなのか?とか........延々と調査やチェックが続くケースがあります。

簡単に判断が出来る通常の登録が5分かかるとすると、上のような何かの特殊案件にあたってしまうと30分以上かかってしまう。

そのため、これを別の担当者が当たった際に同じ調査をしなくても良いように、また、新人でもデータ登録業務が行えるようにと特殊事例の内容を記載して印刷し、事例集としてファイリングするということをされていました。この事例集が蓄積されて既にファイルが5冊以上になってきていました。

そうなってくると、重要なノウハウ蓄積であるはずの事例集も、その中から必要な情報を探すのに時間がかかるようになってきて、事例を作成する時間と探す時間の両方に時間がとられダブルパンチの悪循環にハマりそうです。

このような場合のIT活用は、業務の効率化効果が絶大です。

過去の事例集をデータベース化した上で、いろいろな切り口で迅速に検索出来る機能を持った事例集入力・検索システムを構築することで、多くの時間を要していた調査やチェックの時間を大幅に短縮できました。これにより、1件あたりの平均データ登録処理時間が劇的に短縮されると同時に担当者による処理スピードのバラつきも改善されることとなったのです。

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