コラム

2011-10-08

Webデータベースで販売管理 ~ クラウド(SaaS)利用か?手作りか?

業務改善コンサルタントの光本です。このところ、中小企業のお客様から販売管理業務のシステム化についてのご相談を多く受けます。

これまでは、顧客データ、見積りデータ、受注データ、請求書データといった販売に関する情報をエクセルに入力して、社内の共有サーバーに置いておき、社員がそれぞれ更新していたのだが、引き合い件数が増加し、社員数も増えてきて、今のような管理方法では業務が滞ってしまうので何とか早くシステム化したいといった相談が多いです。

従来であれば、ITに多額の投資がなかなかできない中小企業の選択としては、手っ取り早くいくつかのパッケージソフトを探して、自社の業種や取引形態を踏まえて自社の業務のやり方に一番近い業務処理を想定したパッケージソフトを選んで購入するというのが一般的だったと思いますが、初期投資が少なくてすむ安価なクラウドサービスが多く登場してきたことで、選択肢の幅が広がってきました。

クラウドサービスの中にもいろいろなタイプがあって、従来パッケージソフトとして販売していたものをそのままWebシステムとして再開発しクラウドサービスとして提供しているもの、これは従来のパッケージソフトをリースやレンタルで利用しているのに近いイメージになりますが、インターネット上のWebシステムなので物理的に離れた社内ネットワークが整備されていない拠点でも情報共有しながら利用できる利点はあります。

その他、注目すべきものとしては、利用企業自身が、自社の業務のやり方に合せてかなりの自由度をもってシステム機能をカスタマイズできるクラウドサービスです。

(例)簡単設定で業務システムを構築できる働くDB

機能を制御する設定環境も含めてクラウドサービスとして提供されていますので、これまでのようにあまりにも無理をして、我慢をしながらパッケージにあわせて業務をしなければならないといった必要はなくなります。また、自社で担当者をおいて取り組める企業にとっては、導入後のシステム変更もベンダーに依頼してコストを多く負担しながら機能追加していかなければならないという悩みからも解放されます。

ただし、自社の担当者は自社の本業に専念させ、餅屋は餅、ITはITベンダーに任せたいという方は、要件をしっかり伝えてベンダーに手作りで開発してもらうという選択肢ももちろんあります。
クラウドサービスとして提供されている枠組みの中で構築するのと違い、手作りでは開発するにあたって制約なく思い通りに作れるという利点がある反面、後から修正したり機能追加したりすると費用がかさみますので、自社でしっかり業務要件を整理し、構築するシステムのイメージをできるだけ早い段階でつかむ努力が必要です。

このようにIT専門家がいなければ自社業務にフィットした業務システムを導入するのは無理といった状況ではなくなってきましたので、難しいものと思わずに、どんどんITを活用しながら業務の効率化を図っていって頂ければと思います。

どんなスタイルが自社に合っているのか悩まれているようでしたら、お気軽にご相談ください。
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