コラム

2011-09-20

データベースで業務改善

業務改善コンサルタントの光本です。
業務改善を実現するにあたって、その課題解決のための手段として、ITの活用、とりわけ、データベースの活用は有効な手段になることが多いと思います。
データベースをどのように活用していけばよいのか?そのポイントを整理したいと思います。

まず、そもそもデータベースって何?ということですが、
簡潔にいうと、特定のテーマに沿ったデータを集めて蓄積、管理することで、簡単に検索・抽出などをしながら再利用できるようにしたものです。
従って、まず最初に検討しなければならないのは、どの様な種類(テーマ)のどの様な情報を集めて蓄積しておけば、業務が効率化できそうか?業務の質が高まるか?ということを考えてみること。そんな単純なことから進めていって、業務での利用シーンをイメージしていきます。

多くの企業では、手軽にそれが実現できるエクセルなどの表計算ソフトを使ってデータを集め、管理していますが、利用シーンをイメージしてみて、それで情報活用ができそうであれば、それだけでも有効なツールとなり得ます。
もし、利用シーンにおいて、複数人でデータ更新、データ加工したりとか、あるいは、場所の離れた複数拠点で情報をリアルタイムに参照して情報共有したいような場面があるようでしたら、もう少しITを活用して、業務の流れを整理しながら仕組みづくりに取り組んだ方が効果が高まるでしょう。

ポイントは、効率的で、しかも、業務の品質を維持、あるいは、高める業務の流れはどのような流れで、それを、それぞれ、どこの誰が行うのかということをしっかりと考え抜くことです。
そして、各人がそれぞれの作業を的確、迅速に行うために必要な情報やデータは何かを明確にする。
これで、ほぼ、どんなデータベースが必要で、どんなデータ項目が必要で、各人にどのようなシステム機能が提供されれば、業務が改善されるかについて、おさえられたと思います。

最後に、具体的なツールを選定しましょう。
在庫管理業務、販売管理業務などの汎用的な業務領域では、特定業務専用のパッケージソフトやSaaSも選択肢になります。
そこまでのシステム機能は必要ない、費用をかけたくない、あるいは、汎用的な機能では自社に合わない場合などの場合には、Microsoft社のエクセルやアクセスなどに多少の機能を作り込んで実現する方法もあるでしょう。
ただし、前述のように、複数人や複数拠点での利用には限界もありますので、その場合には、汎用Webデータベースの利用を検討してみるのも良いと思います。

汎用Webデータベースを利用したソリューションは以下のリンクから。
http://hdb.intermesse.co.jp
Webデータベース

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